Obbligo di Conservazione Digitale delle Bollette Doganali: Guida alla Compliance

Nel contesto della digitalizzazione dei processi doganali, la gestione delle bollette di importazione ed esportazione ha subito una trasformazione radicale. Oggi, questi documenti sono trasmessi esclusivamente tramite il sistema telematico dell'Agenzia delle Dogane e dei Monopoli, assumendo la natura giuridica di documenti informatici nativi digitali.

Questa evoluzione comporta obblighi precisi per le imprese, che vanno ben oltre la semplice archiviazione elettronica dei file. In questo approfondimento, analizziamo il quadro normativo e le implicazioni operative per garantire la piena conformità.

L'Inquadramento Normativo

Le bollette doganali sono documenti fondamentali sotto molteplici profili:

• Contabile: ai sensi dell'art. 2220 del Codice Civile, devono essere conservate per 10 anni.

• Fiscale e Tributario: regolamentate dagli artt. 22 e 39 del DPR 633/72 per quanto concerne l'IVA.

• Doganale: l'art. 51 del Codice Doganale dell'Unione ne impone la conservazione per almeno 3 anni.

Essendo documenti nativi digitali, la loro gestione è disciplinata dal Codice dell'Amministrazione Digitale (CAD). In particolare, gli articoli 43 e 44 del CAD stabiliscono che la conservazione deve avvenire secondo le Linee Guida AgID per garantire l'autenticità, l'integrità, l'affidabilità e la leggibilità dei dati nel tempo.

Perché il semplice "salvataggio" non basta

Il processo di conservazione digitale a norma non si limita al salvataggio del file PDF. Esso prevede un iter certificato che include l'apposizione di firme digitali e marche temporali, l'inserimento in un sistema di conservazione accreditato e la creazione di pacchetti di archiviazione che rendano il documento immutabile.

Scaricare una bolletta dal "Customs Box" o dal portale dell'Agenzia senza poi integrarla in un sistema di conservazione a norma significa esporre l'azienda a rischi significativi. In caso di verifica, un documento non conservato a norma potrebbe perdere il suo valore probatorio, rendendo difficile dimostrare la corretta detrazione dell'IVA o il pagamento dei dazi.

Le conseguenze della non conformità

La mancata adozione di un sistema di conservazione adeguato può portare a:

1. Sanzioni amministrative: derivanti da violazioni degli obblighi tributari e contabili.

2. Rilievi fiscali: contestazioni dirette sulla legittimità delle operazioni di import/export effettuate.

3. Criticità operative: difficoltà nel reperire tempestivamente la documentazione richiesta dalle Autorità durante i controlli.

Il supporto di Pasqui srl

Adeguarsi alla normativa vigente è un passo fondamentale per la protezione della compliance aziendale. Pasqui srl offre consulenza e soluzioni tecnologiche per supportare le imprese in questo delicato passaggio. Attraverso partner qualificati e conservatori accreditati AgID, assicuriamo che il flusso documentale doganale sia pienamente conforme ai requisiti di legge, trasformando un obbligo normativo in un'opportunità di efficienza e sicurezza per il business.